Die Heizkostenabrechnung ist der Teil der Nebenkostenabrechnung mit den meisten Rechenschritten und entsprechend den meisten Fehlerquellen. Die Regeln stehen in der Heizkostenverordnung und gelten weitgehend zwingend: Abweichende Vereinbarungen im Mietvertrag sind unwirksam, soweit sie zulasten des Nutzers gehen.
1. Die Abrechnungsfrist
Die Abrechnung muss dem Nutzer innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Kommt sie später, kann der Vermieter eine Nachzahlung in aller Regel nicht mehr verlangen. Ein Guthaben bleibt dagegen bestehen und ist weiterhin auszuzahlen.
Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben. Wer eine Abrechnung erst nach Ablauf der Frist erhält, sollte das Zugangsdatum festhalten.
2. Der Verteilerschlüssel
Heiz- und Warmwasserkosten dürfen nicht vollständig nach Wohnfläche verteilt werden. Zwischen 50 und 70 Prozent müssen nach dem erfassten Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Fläche oder Raumzahl.
Der Vermieter darf innerhalb dieser Spanne wählen, aber nicht beliebig wechseln. Für bestimmte ältere Gebäude, die nicht nach der Wärmeschutzverordnung gedämmt sind und deren Wärmeabgabe der Nutzer nicht beeinflussen kann, ist das Verhältnis von 70 zu 30 zwingend vorgeschrieben.
Ein Blick auf die Abrechnung genügt: Sind die Anteile ausgewiesen, und liegen sie innerhalb der Spanne?
3. Das Kürzungsrecht von 15 Prozent
Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Das Recht steht in § 12 der Heizkostenverordnung und lässt sich nicht durch eine Klausel im Mietvertrag ausschließen.
Zwei Einschränkungen sind wichtig: Die Kürzung wirkt nicht automatisch, sie muss geltend gemacht werden. Und sie bezieht sich auf den auf den Nutzer entfallenden Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten, nicht auf die gesamte Nebenkostenabrechnung.
4. Die Trennung von Heizung und Warmwasser
Wird das Warmwasser über dieselbe Anlage erzeugt wie die Heizung, müssen die Kosten getrennt werden. Dafür ist grundsätzlich ein Wärmezähler erforderlich, der die für das Warmwasser aufgewendete Wärmemenge misst.
Fehlt dieser Zähler, wird nach einer Formel gerechnet. Eine Abrechnung, die Heizung und Warmwasser als einen einzigen Posten ausweist, ist in aller Regel nicht ordnungsgemäß.
5. Nutzerwechsel und Zwischenablesung
Zieht ein Nutzer während des Abrechnungszeitraums ein oder aus, muss der Verbrauch zum Stichtag erfasst werden. Die verbrauchsabhängigen Kosten werden nach Zwischenablesung getrennt, die restlichen Kosten zeitanteilig aufgeteilt.
Häufige Fehler an dieser Stelle: Es wird gar nicht zwischenabgelesen und stattdessen alles zeitanteilig verteilt. Oder die Kosten der Zwischenablesung werden auf alle Nutzer umgelegt, obwohl sie durch den Wechsel eines einzelnen entstanden sind.
Monatliche Verbrauchsinformation bei fernablesbaren Geräten
Sind fernablesbare Zähler oder Heizkostenverteiler installiert, muss der Gebäudeeigentümer seit dem 1. Januar 2022 monatlich über den Verbrauch informieren. Grundlage ist § 6a der Heizkostenverordnung.
Diese Information muss mehr enthalten als eine bloße Zahl. Vorgesehen sind der Verbrauch des letzten Monats, ein Vergleich mit dem Vormonat und mit demselben Monat des Vorjahres sowie ein Vergleich mit einem normierten oder ermittelten Durchschnittsnutzer.
Bleibt diese Information aus oder ist sie unvollständig, kann der Nutzer seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um drei Prozent kürzen. Dieses Kürzungsrecht besteht neben dem Recht auf 15 Prozent bei fehlender verbrauchsabhängiger Abrechnung, es ersetzt es nicht.
Was sich sonst noch lohnt
Der Nutzer hat ein Recht auf Einsicht in die Belege, die der Abrechnung zugrunde liegen. Das umfasst Rechnungen des Energielieferanten, Wartungsrechnungen und die Ablesewerte aller Nutzeinheiten. Erst diese Unterlagen machen die eigene Abrechnung wirklich prüfbar.
Einwendungen gegen die Abrechnung sind bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang möglich. Danach sind sie in der Regel ausgeschlossen, sofern der Nutzer die Verspätung zu vertreten hat. Wer einen Fehler vermutet, sollte deshalb nicht bis zur nächsten Abrechnung warten.
Quellen
- Heizkostenverordnung (HeizkostenV), § 7 Verteilung der Kosten und § 12 Kürzungsrecht. gesetze-im-internet.de
- Verbraucherzentrale: Heizkostenabrechnung prüfen. verbraucherzentrale.de
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Energie-, Steuer-, Rechts- oder Anlageberatung dar. Angaben beziehen sich auf den genannten Stand und können sich ändern. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine fachkundige Stelle.
